Milloin olet viimeksi istunut alas ja ajatuksella analysoinut kirjanpidon tuottamia numeroita?
Saati tehnyt numeroiden pohjalta faktoihin perustuvia kehitystoimenpiteitä?
Ei se mitään, ei kovin moni muukaan.
Ei, vaikka suuri osa tulevaisuuden ongelmista olisi nähtävissä numeroista jo hyvissä ajoin etukäteen ja sudenkuopat voisi väistää toimimalla ajoissa.
Markkinatilanne on siitä veikeä asia, että se nousee ja laskee sykleissä. Silti laskukauteen havahdutaan liian usein vasta siinä vaiheessa, kun kassassa ei enää olekaan niin paljoa rahaa kuin aiemmin.
Tyhjentyneeseen kassaan reagoidaan nopealla säästökuurilla – leikataan esimerkiksi markkinoinnista eli siitä, minkä tarkoitus olisi tuoda uusia asiakkaita… Kierre on valmis.
Automaattinen raportointi – Yrittäjän tärkein työkalu
Yrittäjältä, joka osallistuu tuotannollisen työn tekemiseen ja/tai myyntiin, vaaditaan kahdenlaista ammattitaitoa. Ensikseenkin tarvitaan oman alan ammattitaitoa, jotta voi tehdä niitä töitä, joista maksetaan. Jos yrittäjä toimii myyjänä, tarvitaan myyntitaitoa.
Lisäksi tarvitaan yrittäjyyden ammattitaitoa. Moni omalla alallaan huippuammattilainen ei menesty yrittäjänä juuri siitä syystä, että yrittäjän ammattitaito puuttuu.
Miten voimme arvioida, onko yrittäjällä tarvittavaa yrittäjyyden ammattitaitoa? Viime kädessä vastauksen antaa yrityksen kassa eli paljonko kassassa on rahaa.
Pelkän kassan seuraaminen voi kuitenkin olla melko lyhytnäköistä toimintaa. Monet karikot olisi väistettävissä, kun niiden sijainti tiedettäisiin ajoissa – samalla tavalla monet kassakriisit voitaisiin ennaltaehkäistä, kun asioihin reagoitaisiin riittävän ajoissa.
Voimme väistää karikot, kun käytössämme on toimiva kaikuluotain. Puhuttaessa liiketoiminnasta, kaikuluotaimet ovat raportteja.
Raportteja kehittyvistä trendeistä ja raportteja oman liiketoimintamme tilasta. Kun yrittäjä oppii navigoimaan raporttien avulla, voi hän hyvissä ajoin nähdä, mihin suuntaan ollaan menossa ja mitkä karikot on syytä väistää. Tästä syystä raportit ovat yrittäjän tärkein työkalu.
Reaaliaikaiset automaattiset raportit läpivalaisevat yrityksen tilanteen
Jos verrataan nykyhetkeen, vielä 20 vuotta sitten raportointi oli kivikautista. Yritysjohdon oli odotettava kuun vaihteeseen, jotta kirjanpito voitiin tehdä. Tämän jälkeen riippuen kirjanpitäjästä, kirjanpidon valmistuminen saattoi viedä vielä puolitoista kuukautta.
Kirjanpidosta johdetut raportit olivat jo valmistuessaan vanhentuneita. Ei ihme, että vanhan linjan yrittäjät pitävät monesti kirjanpitoa vain pakollisena pahana ja ilkeänä kulueränä.
Teknologia on kehittynyt ja sen ansiosta myös raportointi on nopeutunut merkittävästi. Nykyään voimme saada kirjanpidon kautta johdettua jopa reaaliaikaista tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta – tieto on saatavilla juuri silloin, kun sitä tarvitaan.
Lisäksi sähköisestä kirjanpidosta raportit saadaan automaattisesti. Valitaan vain, mitkä tiedot halutaan ja järjestelmä luo raportin ilman käsitöitä.
Automatisoidun raportoinnin hyödyt
Katsotaanpa hieman lähemmin, mitä etua automatisoidusta raportoinnista on:
Ajankäyttö: Voit unohtaa manuaalisen raportoinnin, joka syö kallista työaikaa. Automaattiset raportointijärjestelmät keräävät ja analysoivat tiedot, jättäen sinulle aikaa keskittyä tulosten tulkintaan ja päätöksentekoon.
Tarkkuus: Automaattiset raportit poistavat inhimillisen virheen mahdollisuuden. Koneet eivät unohda tai tee virheitä, joten voit luottaa saamasi tiedon tarkkuuteen.
Reaaliaikaisuus: Tiedot ovat käytettävissä silmänräpäyksessä. Ei enää odottelua tai epätietoisuutta – tiedot ovat kätesi ulottuvilla juuri sillä hetkellä, kun tarvitset niitä.
Trendien tunnistaminen: Kuten kaikuluotain, joka tunnistaa lähestyvät karikot, automaattiset raportointijärjestelmät keräävät ja analysoivat tietoa jatkuvasti, auttaen sinua näkemään muutokset ja reagoimaan niihin ajoissa.
Häiriöiden havaitseminen: Automaattiset raportit paljastavat myös mahdolliset ongelmat, kuten budjettipoikkeamat, kassavirran vaihtelut tai maksuviiveet. Tieto on valtaa ja tiedon avulla lähestyvistä ongelmista voidaan siirtyä toimenpiteisiin ennen kuin ne paisuvat kriiseiksi.
Opi lukemaan automatisoituja raportteja
Sähköisestä kirjanpidosta johdettu automaattinen raportti voi olla esimerkiksi myyntiraportti, tuloslaskelma, tase, kassavirtalaskelma, budjettipoikkeama ja velkaraportti. Myös monia muita raportteja on saatavilla ja kyse on siitä, mitkä ovat yrityksesi tarpeet.
Teknologien kehittyminen tekee raporttien luomisesta ja analysoinnista jatkuvasti jännittävämpää.
Tiesitkö, että sinun ei välttämättä edes tarvitse osata lukea raportteja voidaksesi hyötyä niistä? Nykyaikana on saatavilla hyvin edullisia tekoälytyökaluja, jotka lukevat ja tulkitsevat liiketoimintaraportit puolestasi tarjoten ehdotuksia toimenpiteistä.
Odotan mielenkiinnolla, millaisia jättiharppauksia teknologiassa otetaan seuraavan viiden vuoden aikana. Ja yksi asia on varmaa – teknologian kehityksen kelkasta en halua pudota. Ne tahot, jotka putoavat tästä kehityksestä ovat kuin maanviljelijöitä, jotka itsepäisesti yrittävät käsipelillä puida viljaa, kun naapuri morjestaa ohi ajavasta leikkuupuimurista.
Haluatko kehittää kykyäsi lukea kirjanpidosta johdettuja numeroita ja tehdä niiden avulla parempaa liiketoimintaa?
Ota yhteyttä ja keskustellaan, miten onnistut tekemään entistä menestyneempää bisnestä automaattisen raportoinnin avulla.
