Yksi tärkeimmistä ja mieluisimmista sähköisen kirjanpidon hyödyistä on kuittien helppo käsiteltävyys. Enää ei tarvitse kasata kuitteja nätiksi nipuksi, joka toimitetaan kirjanpitäjälle. Tämä helpottaa myös yrittäjän elämää, joka voi vaikka tien päällä ollessa kuvata parkkilipukkeen ja lähettää suoraan järjestelmään.
Kuvattu kuitti pysyy tallessa järjestelmässä ja tarvittaessa löytyy myöhemmin nopeasti hakusanan perusteella. Paperisten kuittien säilyttäminen ja siirtely on siis historiaa!
On kuitenkin syytä huomioida, että kuitit eivät hyppää itsestään järjestelmään, vaan ne tulee kuvata. Nykyään lähes kaikilla on puhelimessaan kamera ja Internet-yhteys, eikä kuittien kuvaaminen vaadi sen kummempia työkaluja.
Muutamalla helposti toteutettavalla vinkillä onnistut kuittien asianmukaisessa kuvaamisessa.
1. Tositteet tulee kuvata kokonaisuudessaan – myös sivut joilla voi olla esimerkiksi mainontaa. Tämä siitä syystä, että jälkikäteen ei voida tietää, oliko puuttuvilla sivuilla olennaista tietoa.
2. Kuvatussa kuitissa pitää näkyä koko sivu, ei pelkkä tilisiirto-osa
3. Myös sellaiset laskut, joiden summa on tyhjä tai nolla, tulee toimittaa kirjanpitoon, sillä kyseessä on yrityksen toimintaan liittyvä tapahtuma
4. Pyri kuvaamaan kuitti kokonaisena. Mikäli kuitti on liian pitkä mahtuakseen kuvaan, varmista kaikkien lain vaatimien laskumerkintävaatimusten näkyminen kuvassa.
5. Jos kuitin joutuu jakamaan kahteen osaan, kuittia ei tule leikata kahtia. Sen sijaan kuitin voi kuvata eri kohdista, kunhan kuvissa näkyy riittävästi päällekäisyyttä näyttämään, että kyseessä on yksi ja sama kuitti
6. Parhaiten soveltuvat tiedostomuodot ovat jpg- ja png-kuvatiedostot sekä pdf-asiakirjat
Mikäli kuittien kuvaamiseen liittyen herää kysymyksiä tai tulee ongelmia, olethan yhteydessä!
